如何把你的单位加入SCI期刊投稿系统的“机构数据库”?

赵天业

赵天业

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擅长:Endnote,学术不端与出版后同行评议
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2023-12-05 来源:医咖会

目前许多SCI期刊使用的投稿系统要求作者填写他们的单位(institution)和科室(department),并且为单位名称提供自动填充功能。

对于在国内的非顶级医院和应用型高校工作和学习的研究者,他们在投稿系统中填写作者的单位时可能会发现,下拉列表中没有正确的选项

尽管系统允许手动输入单位名称,但在被不同出版商的期刊广泛使用的Editorial Manager投稿系统(下文简称EM系统)中,系统不允许对作者单位这个文本框使用粘贴功能。也就是说,如果投稿的人无法通过输入关键字在下拉列表中找出正确的选项,就需要手动、逐个字母输入所有单词,相当不便(图1)。

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图1. EM系统:如果在下拉列表中找不到你的单位,Enter the FULL name

投稿系统“不认识”单位的名字,除了让作者在投稿时不便,还会导致不同的人使用不同版本(以及包含错别字的)的单位名称,为统计科研成果带来不便。如果可以在所有期刊投稿系统的“机构数据库”都加入我们单位的信息,问题就可以被很好地解决。而为单位申请ROR ID和Ringgold ID,可以近似实现这个效果。

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图2. ScholarOne、EM系统、EJPress和Taylor & Francis Submission Portal四种投稿系统的作者单位下拉列表

在投稿系统中填写作者单位,输入关键字后,我们会看到图2那样的文本供作者选择。在一些投稿系统,这些文本其实是通过API(应用程序接口)查询ROR ID或者Ringgold ID返回的结果。可以看到作者不需要知道自己的单位的ID是什么,只需要知道应该用什么关键字搜索单位名称即可。

不同的投稿系统供作者查询的“机构数据库”不一定相同,例如ScholarOne使用Ringgold ID查询机构名称(图3),但SNAPP(Springer Nature文章处理平台)则似乎未使用ROR ID或Ringgold ID。考虑目前几种使用ROR ID或Ringgold ID的投稿系统被广泛使用,可以说同时注册ROR ID和Ringgold ID就能覆盖大部分期刊

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图3. ScholarOne的提示表明其使用Ringgold ID查询机构名称

如果想了解ROR ID和Ringgold ID,可以阅读本文结尾的“补充阅读”,这里先介绍如何为单位申请ROR ID和Ringgold ID。科研管理部门应该为单位申请ROR ID和Ringgold ID,研究者也可以帮单位申请。需要强调的是,申请之前应该通过在ROR ID(https://ror.org/search)和Ringgold ID(https://ido.ringgold.com/search )的查询网站确定单位目前没有ID,避免重复注册;这两种ID适用于机构而不是科室,不要为科室申请ID

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